I. kafli – Nafn og markmið

1. gr.

Félagið heitir Rótin, félagasamtök. Lögheimili og varnarþing þess eru í Reykjavík. The Root NGO er enskt heiti félagsins.

Rótin er frjáls félagasamtök og ekki rekin í hagnaðarskyni. Allur ágóði sem kann að vera af starfsemi félagsins skal renna aftur til reksturs félagsins.

2. gr.

Markmið Rótarinnar eru:

1. Að vera málsvari kvenna og kvára sem eiga sögu um áföll og/eða vímuefnavanda og að beita sér fyrir mannréttindum og velferð þeirra.
2. Að beita sér fyrir faglegri stefnumótun sem hefur að leiðarljósi skaðaminnkun, mannréttindi og áfalla- og kynjamiðaða þjónustu.
3. Að stuðla að rannsóknum og beita sér fyrir öflun þekkingar, upplýsinga og úrvinnslu fyrirliggjandi gagna um þessi málefni konum og kvárum til góða.
4. Að efla samstarf á milli stofnana, samtaka og annarra fagaðila og halda fyrirlestra, standa að ráðstefnum og námskeiðum, eitt eða í samráði við aðra.
5. Að reka Konukot sem er neyðarskýli fyrir heimilislausar konur í Reykjavík samkvæmt þjónustusamningi við Reykjavíkurborg.

3. gr.

Félagið er opið öllum konum og kvárum sem aðhyllast markmið félagsins.

4. gr.

Framlög til félagsins eru öllum frjáls. Heimilt er að leggja fram stuðning og styrki til samtakanna í öðru formi en peningum og skal þess þá sérstaklega getið. Félaginu er heimilt en ekki skylt að taka við fjárframlögum, gjöfum, styrkjum eða stuðningi sem bundin er kvöðum.

Ákvörðun um móttöku skv. ákvæði þessu skal tekin af framkvæmdarstýru félagsins en hún getur jafnframt ákveðið að eigin frumkvæði að fela ráði samtakanna að taka ákvörðun um móttöku í einstaka tilvikum.

Þau félagasamtök sem styðja markmið samtakanna geta orðið styrktarfélagar. Fulltrúar styrktarfélaga hafa málfrelsi og tillögurétt á félagsfundum og á aðalfundi, en ekki sérstakan atkvæðarétt.

II. kafli – Aðalfundur og ráð Rótarinnar

5. gr.

Aðalfundur er æðsta vald félagsins og skal hann haldinn vor hvert. Skal hann boðaður á heimasíðu Rótarinnar með tveggja vikna fyrirvara hið minnsta sem og með fundarboði í tölvupósti til félaga. Í fundarboði skal koma fram hvar og hvenær fundurinn er haldinn, dagskrá fundar og heimildir félaga til þátttöku. Allir félagar sem skráðir hafa verið að lágmarki mánuð í félagið hafa atkvæðis-, málfrelsis- og tillögurétt á aðalfundi. Aðalfundur telst löglega boðaður ef fundarboð uppfyllir ofangreind skilyrði.

6. gr.

Dagskrá aðalfundar er:

1. Fundur settur.
2. Kosning fundarstjóra og fundarritara.
3. Skýrsla ráðs fyrir liðið starfsár.
4. Reikningar félagsins lagðir fram til umræðu og gengið til atkvæða um þá.
5. Lagabreytingar
6. Kosning aðal- og varafulltrúa í ráð.
7. Kosning á skoðunaraðilum reikninga.
8. Ákvörðun félagsgjalda.
9. Tillaga ráðs um starfsreglur og starfsáætlun næsta starfsár.
10. Önnur mál.

Halda skal fundargerð um það sem fer fram á aðalfundi og allar bókanir, ályktanir, ákvarðanir og niðurstöður aðalfundar skráðar sérstaklega.

7. gr.

Eigi síðar en tveimur mánuðum fyrir aðalfund skal ráð Rótarinnar skipa tvo aðila úr ráði félagsins í framboðsnefnd sem tryggir framboð til ráðs Rótarinnar og tekur á móti framboðstilkynningum. Ráð Rótarinnar skal setja framboðsnefnd starfsreglur og skulu þær endurskoðaðar árlega.

Framboðsfrestur til ráðsins rennur út þremur dögum fyrir aðalfund. Framboðum skal skilað skriflega til framboðsnefndar. Öll fyrirliggjandi framboð skulu kynnt á vef Rótarinnar við lok framboðsfrests.

8. gr.

Á aðalfundi skulu kosnir fimm félagar í ráð sem fer með ákvörðunarvald félagsins milli aðalfunda. Einnig skulu kosnir tveir varafulltrúar í ráð félagsins. Ráð Rótarinnar starfar skv. starfsreglum og starfsáætlun sem endurskoðaðar skulu árlega á aðalfundi.

Ráðið hefur umboð til að álykta í nafni félagsins enda sé ályktunin í samræmi við grundvallarmarkmið þess. Ráði félagsins er heimilt að skipa hópa til starfa í nafni félagsins.

Ráð Rótarinnar skal halda fyrsta fund innan tveggja vikna frá aðalfundi. Þar skal ráð skipta með sér verkum að öðru leyti en því sem aðalfundur ákveður. Ráðið skipar sér formann, varaformann, ritara, gjaldkera og einn meðstjórnanda. Ráðskonur skulu kynna sér lög samtakanna og starfa eftir þeim.

Ráð félagsins veitir prókúruumboð fyrir hönd samtakanna. Formaður boðar ráðsstjórnarfundi, undirbýr þá og stýrir þeim. Varaformaður tekur við verkefnum formanns í fjarveru hans. Ritari heldur gerðabók ráðs. Gjaldkeri er upplýstur um fjárhagsstöðu félagsins af framkvæmdastýru eða formanni, veitir aðhald í fjármálum og fer yfir ársreikninga á aðalfundi og svarar fyrirspurnum um reikninga og fjárreiður félagsins. Ráð Rótarinnar ákveður hlutverk meðstjórnanda.

Ráð skal funda að lágmarki sex sinnum á ári. Varafulltrúar hafa rétt til setu á stjórnarfundum með málfrelsi og tillögurétt en hafa eingöngu atkvæðarétt í fjarveru aðalfulltrúa. Fundurinn er atkvæðisbær ef meirihluti ráðsins mætir. Á ráðsfundum ræður einfaldur meirihluti atkvæða ef greidd skulu atkvæði um mál.

Formaður og framkvæmdastýra hafa umsjón með félagatali og ríkir um það trúnaður. Ráð fer með umboð félagsins og ákvörðunarvald milli aðalfunda. Ef ein úr ráðinu hættir á kjörtímabili skal ráðið skipa nýja ráðskonu af félagatali. Ef formaður hverfur úr ráði á kjörtímabili skal varaformaður taka sæti hans. Ef varaformaður, gjaldkeri og ritari hverfa úr ráði skal ráð skipa úr sínum röðum í embættið fram að næsta aðalfundi.

9. gr.

Reikningsár félagsins er 1. janúar til 31. desember. Á aðalfundi skal kjósa tvo skoðunaraðila reikninga og einn til vara.

Ráð félagsins leggur fram tillögu um félagsgjöld á aðalfundi félagsins.

10. gr.

Tillögur um lagabreytingar skal leggja fram til ráðs a.m.k. fimm dögum fyrir aðalfund. Lögum þessum má aðeins breyta á aðalfundi félagsins. Lagabreytingarnar teljast samþykktar ef 2/3 hluti félaga sem sækja aðalfund samþykkja breytingarnar.

III. Kafli – Hagsmunaárekstrar

11. gr.

Komi upp hagsmunaárekstrar sem hamla ráðskonum í ráði Rótarinnar í sínum verkefnum hefur meirihluti ráðsins leyfi til að vísa verkefni tímabundið til annars aðila innan Rótarinnar. Ráð Rótarinnar metur hverju sinni hvað teljist til hagsmunaárekstra og skulu leiðbeiningar nánar útfærðar í starfsreglum Rótarinnar.

IV. kafli – Framkvæmdastýra Rótarinnar

12. gr.

Ráð Rótarinnar ræður framkvæmdastýru, ákveður starfskjör hennar og getur veitt henni prókúruumboð fyrir hönd Rótarinnar.

Framkvæmdastýra ber ábyrgð gagnvart ráði Rótarinnar og framfylgir stefnu og ákvörðunum ráðsins. Framkvæmdastýra annast daglegan rekstur samtakanna og kemur fram fyrir hönd þeirra.

Framkvæmdastýra annast reikningshald og önnur mannaforráð í samráði við ráð Rótarinnar. Framkvæmdastýra á alla jafna sæti á ráðsfundum með málfrelsis- og tillögurétt. Henni ber að veita ráði Rótarinnar, skoðunaraðilum og/eða endurskoðendum allar upplýsingar um rekstur samtakanna ef þess er óskað.

V. Kafli – Slit félagsins

13. gr.

Rótinni má slíta með ákvörðun 2/3 hluta félaga á aðalfundi eða félagsfundi. Náist ekki tilskilin félagafjöldi á aðalfundi/félagsfundi má halda framhaldsfund og þarf þá 2/3 hluti fundaraðila að samþykkja slit til að félaginu teljist slitið.

14. gr.

Við slit félagsins skulu eignir, ef einhverja eru, renna til rannsókna sem stuðla að bættum hag kvenna með vímuefnavanda. Stofnaður verði sjóður í samstarfi við Háskóla Íslands til úthluta fénu eða halda utan um rannsóknir á félagslegum þáttum vímuefnavanda kvenna og kvára.

Samþykkt 12. maí 2026

_______________________________________________

Annual General Meeting of Rótin

12 May 2026

Bylaws of Rótin

Chapter I – Name and Objectives

Art. 1

The association is called Rótin, félagasamtök. Its registered office and legal venue are in Reykjavík. The English name of the association is The Root NGO.

Rótin is an independent non-profit association. Any surplus that may arise from the association’s activities shall be reinvested in the operation of the association.

Art. 2

The objectives of Rótin are:

1. To advocate on behalf of women and non-binary people who have histories of trauma and/or problematic substance use, and to promote their human rights and welfare.
2. To advocate for professional policymaking guided by harm reduction, human rights, and trauma- and gender-informed services.
3. To promote research and work to gather knowledge, information and analysis of existing data on these issues for the benefit of women and non-binary people.
4. To strengthen cooperation between institutions, organisations and other professionals, and to organise lectures, conferences and courses, alone or in cooperation with others.
5. To operate Konukot, an emergency shelter for homeless women in Reykjavík, pursuant to a service agreement with the City of Reykjavík.

Art. 3

The association is open to all women and non-binary people who support the objectives of the association.

Art. 4

Contributions to the association are voluntary. Support and grants may be provided to the association in forms other than money, in which case this shall be stated specifically. The association is permitted, but not obliged, to accept financial contributions, gifts, grants or support that are subject to conditions.

A decision on acceptance under this provision shall be made by the Executive Director of the association. The Executive Director may also decide, on her own initiative, to refer a decision on acceptance in individual cases to the Council of the association.

Associations that support the objectives of the association may become supporting members. Representatives of supporting members have the right to speak and submit proposals at members’ meetings and at the annual general meeting, but do not have separate voting rights.

Chapter II – Annual General Meeting and Rótin’s Council

Art. 5

The annual general meeting is the supreme authority of the association and shall be held every spring. It shall be announced on Rótin’s website with at least two weeks’ notice and by e-mail invitation to members. The meeting notice shall state where and when the meeting will be held, the agenda of the meeting and members’ rights to participate. All members who have been registered as members for at least one month have the right to vote, speak and submit proposals at the annual general meeting. The annual general meeting is considered lawfully convened if the meeting notice fulfils the above conditions.

Art. 6

The agenda of the annual general meeting is:

1. Opening of the meeting.

2. Election of the chair and secretary of the meeting.

3. Report of the Council for the past operational year.

4. The association’s accounts are presented for discussion and put to a vote.

5. Amendments to the bylaws.

6. Election of principal and alternate members to the Council.

7. Election of account reviewers.

8. Decision on membership fees.

9. The Council’s proposal for rules of procedure and a work plan for the next operational year.

10. Other business.

Minutes shall be kept of the proceedings of the annual general meeting, and all recorded statements, resolutions, decisions and conclusions of the annual general meeting shall be recorded separately.

Art. 7

No later than two months before the annual general meeting, Rótin’s Council shall appoint two persons from the Council of the association to a Nomination Committee, which shall ensure candidacies for Rótin’s Council and receive notices of candidacy. Rótin’s Council shall establish rules of procedure for the Nomination Committee, and these shall be reviewed annually.

The deadline for candidacies to the Council expires three days before the annual general meeting. Candidacies shall be submitted in writing to the Nomination Committee. All candidacies received shall be announced on Rótin’s website at the close of the candidacy period.

Art. 8

At the annual general meeting, five members shall be elected to a Council that holds the decision-making authority of the association between annual general meetings. Two alternate members shall also be elected to the Council of the association. Rótin’s Council operates in accordance with rules of procedure and a work plan, which shall be reviewed annually at the annual general meeting.

The Council has the authority to adopt resolutions in the name of the association, provided that the resolution is in accordance with its fundamental objectives. The Council of the association is authorised to appoint groups to work in the name of the association.

Rótin’s Council shall hold its first meeting within two weeks of the annual general meeting. At that meeting, the Council shall allocate responsibilities among its members, except for those matters decided by the annual general meeting. The Council shall appoint from among its members a chair, vice-chair, secretary, treasurer and one member-at-large. Council members shall familiarise themselves with the association’s bylaws and act in accordance with them.

The Council of the association grants procuration authority on behalf of the association. The chair convenes Council meetings, prepares them and chairs them. The vice-chair assumes the chair’s duties in the chair’s absence. The secretary keeps the minute book of the Council. The treasurer is kept informed of the association’s financial position by the Executive Director or the chair, provides financial oversight, reviews the annual accounts at the annual general meeting and answers questions about the accounts and financial affairs of the association. Rótin’s Council determines the role of the member-at-large.

The Council shall meet at least six times per year. Alternate members have the right to attend Council meetings with the right to speak and submit proposals, but have voting rights only in the absence of a principal member. The meeting has a quorum if a majority of the Council is present. At Council meetings, a simple majority of votes prevails if a vote is taken on an issue.

The chair and the Executive Director are responsible for the membership register, which shall be confidential. The Council holds the mandate of the association and its decision-making authority between annual general meetings. If a member of the Council resigns during the term of office, the Council shall appoint a new Council member from the membership register. If the chair leaves the Council during the term of office, the vice-chair shall assume the chair’s position. If the vice-chair, treasurer or secretary leaves the Council, the Council shall appoint one of its members to the position until the next annual general meeting.

Art. 9

The financial year of the association is from 1 January to 31 December. At the annual general meeting, two account reviewers and one alternate shall be elected.

The Council of the association submits a proposal for membership fees at the annual general meeting of the association.

Art. 10

Proposals for amendments to the bylaws shall be submitted to the Council at least five days before the annual general meeting. These bylaws may only be amended at the annual general meeting of the association. Amendments to the bylaws are considered approved if two-thirds of the members attending the annual general meeting approve the amendments.

Chapter III – Conflicts of Interest

Art. 11

If conflicts of interest arise that impede members of Rótin’s Council in their duties, a majority of the Council may temporarily refer a task to another person within Rótin. Rótin’s Council assesses in each case what constitutes a conflict of interest, and guidance shall be further set out in Rótin’s rules of procedure.

Chapter IV – Executive Director of Rótin

Art. 12

Rótin’s Council hires the Executive Director, determines the Executive Director’s terms of employment, and may grant the Executive Director procuration authority on behalf of Rótin.

The Executive Director is accountable to Rótin’s Council and implements the policy and decisions of the Council. The Executive Director manages the day-to-day operations of the association and represents it.

The Executive Director is responsible for accounting and other personnel management in consultation with Rótin’s Council. The Executive Director generally attends Council meetings with the right to speak and submit proposals. The Executive Director shall provide Rótin’s Council, account reviewers and/or auditors with all requested information about the operation of the association.

Chapter V – Dissolution of the Association

Art. 13

Rótin may be dissolved by a decision of two-thirds of the members at an annual general meeting or a members’ meeting. If the required number of members is not reached at the annual general meeting or members’ meeting, a continuation meeting may be held; at that meeting, two-thirds of the participants must approve the dissolution for the association to be considered dissolved.

Art. 14

Upon dissolution of the association, any assets shall be allocated to research that contributes to improving the situation of women with problematic substance use. A fund shall be established in collaboration with the University of Iceland to allocate the funds or to oversee research on social factors relating to problematic substance use among women and non-binary people.

Adopted on 12 May 2026

Rótin, félagasamtök